¿Te has dado cuenta cuánto tardas en encontrar un archivo en tu computadora? Si usas Mac o Ubuntu, tienes una ayuda extra, pero si tienes que usar la pésima herramienta de búsqueda de Windows, la posibilidad de no encontrar lo que necesitas es mayor.

Cuando trabajas en algún proyecto y guardas tu documento, ¿te preguntas en dónde lo pusiste porque no puedes encontrarlo después?

No te has preguntado ¿Porqué tarda tanto en abrir mi compu?

Sin duda, uno de los problemas más grandes de trabajar en una computadora es la organización de nuestros archivos. El tener desorden en nuestra estación de trabajo no sólo hace más lentos nuestros procedimientos, sino que contribuye al caos que nos rodea en nuestros centros de trabajo.

Si estás en una oficina, mira las pantallas de tus compañeros. ¿Te has dado cuenta que todo mundo usa el escritorio de la PC para guardar archivos? El escritorio de la compu se convirtió en una sopa sin pies ni cabeza, lleno de iconos y accesos directos que no usamos.

El escritorio de una PC no es diferente al escritorio físico de madera o metal en que que estás sentado. Entre más papeles tengas encima, más difícil es organizarte y encontrar asuntos perdidos. Esto impacta tu estado mental y tu productividad en una manera sigilosa, pero que daña tu ánimo y tu día.

Luego de experimentar varios años la manera más fácil de terminar con el desorden de mis computadoras, he producido las 5 máximas para mantener bajo control el escritorio.

NOTA: Antes de empezar, toma una captura de pantalla de tu escritorio y guárdala. Sólo presiona la tecla de ImpPnt.

1. El escritorio no es un archivero
El escritorio es la parte más importante de la interfase de nuestras computadoras. Está ahí para darnos un lugar dónde trabajar.

Para guardar tus archivos te sugiero que uses los folders que vienen por default en el sistema, si importar la plataforma. ¿Has visto que tienes un folder llamado Documentos? Úsalo.

En Windows 7 esto es un poco más fácil porque ahora tienes Bibliotecas a tu servicio, que son repositorios de todas tus carpetas donde tengas contenido útil. Puedes llenar  la biblioteca de Documentos con cosas que tengas por todo el disco duro.

2. Termina con la invasión de iconos
En la Mac o en Ubuntu no tenemos este problema, pero la manera en la que funciona Windows nos obliga a tener un icono de programa en el escritorio.

Cada vez que instales un programa, pídele que no te genere acceso directo en el escritorio. De todas formas tienes el menú de Inicio a tu disposición.

¿Ves esos iconos con una flechita por abajo? Son accesos directos. Tíralos a la basura, estoy seguro que el universo no colapsará.

3. Orden por carpetas Cliente/Proyecto/Documento
OK, ya terminé con el caos que había tomado control de mi escritorio, ¿Ahora dónde guardo mis archivos?

Dentro del folder de Documentos, crea una estructura basada en Trabajo/Cliente/Proyecto/Documento. Ejemplo:

Folder Documentos
Folder Trabajo
Folder Ford Motor Company
Folder Autos nuevos
Presentacion.doc

No, no cometí un error de ortografía. El nombre de archivo lo escribí sin acento. Trata de no escribir caracteres especiales en los nombres de archivo, ya que cuando cambias de PC a Mac o a Ubuntu, tus archivos pueden no leerse.

Al principio parecerá que debes dar demasiados clics para llegar a tu documento, pero en realidad te conviene mucho ordenar así porque, si lo conviertes en tu forma de trabajo, siempre vas a tener tu información en el mismo lugar.

Si eres estudiante, entonces ordena de la siguiente manera:

Folder Documentos
Folder Primer semestre
Folder Literatura
Presentacion Shakespeare.doc

Mucha gente que he conocido crea nombres de archivo como «pollitoOK OK2 27ABR2010.ppt». A pesar de que parece una idea chistosa llamar «pollito» a un archivo porque fue lo único que se te ocurrió, trata de no hacerlo. Esto es porque los nombres chistosos o, aparentemente aleatorios, se repiten y tu mente. O sea que los produce con frecuencia y tendrías muchos archivos llamados «pollito…».

Otra gran ventaja de la jerarquía por carpetas es que respaldar a DVD o a otro disco duro, es mucho más fácil porque tus documentos no están perdidos por toda la compu.

4. Música, fotos, videos
En el folder de tu usuario, o Home en la Mac y en Ubuntu, hay carpetas prestablecidas para prácticamente todo lo que necesites. Haz uso de ellas.

5. Mi PC y papelera. Quítalos de la vista

Dependiendo tu plataforma, hay forma de hacer visible o de esconder los iconos de Mi PC y papelera. Sugiero que los escondas porque, de todas formas, cuando abres una nueva ventana de Finder o de Explorador, los puedes abrir.

Listo, tu escritorio y tus documentos están bajo control. ¿Recuerdas que te pedí tomar una captura de pantalla? Ahora, con el escritorio libre de iconos, toma una nueva captura de pantalla, guárdala y compara el antes y el después. La única palabra que vendrá a tu mente es:

Aire.

—-

Nota chocho budista. El esforzarte en buscar una mejor manera de trabajar y de ordenar tu computadora, se relaciona con parte del Camino Óctuple: Visión Correcta, Acción Correcta y Esfuerzo Correcto.

El Camino Óctuple es un sistema de recomendaciones para llegar a una vida tranquila.